Hasan Çalış

Müdürlüğün Görev ve Sorumlulukları:

1. a) Yalnızca Belediye Başkanı'nın kullanabileceği; bütçedeki temsil tören ve ağırlama giderleri faslından, harcama yetkilisi sıfatı ile gerekli prosedürü izleyerek istenen satın almaları yasalara uygun olarak yerine getirmek,
2. b) Belediye Başkanı'nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan haberleşmelerini yürütmek,
3. c) Belediye Başkanı'na ve müdürlüğe gelen-giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanması ve arşivlenmesini sağlamak,
4. d) Belediye Başkanı'nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve diğer önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı'na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı'nın iştirak etmesini temin etmek,
5. e) Yurtiçi ve yurtdışından Belediye Başkanı'nı ziyarete gelen konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek,
6. f) Belediyeyi ziyaret edecek yabancı heyetlerin karşılanması, konaklaması ve ziyaret programlarını hazırlamak; bu programları ilgili müdürlüklere ve karşı tarafa zamanında bildirmek,
7. g) Nizip Belediyesi'nin kardeş şehir ilişkilerini düzenlemek, kardeş şehir protokollerini takip etmek ve gerekiyorsa yenilemek,
8. h) Nizip Belediyesi'nin dış ilişkiler ile ilgili tüm faaliyetlerini yürütmek ve organize etmek,
9. i) Yurtdışına görevlendirilen Nizip Belediyesi personelinin ulaşım, konaklama ve vize işlemleri ve kurum onayını da kapsayan yurtdışı çıkış işlemlerini yapmak,
10. j) Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı'nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek,
11. k) Belediye Başkanı'nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek,
12. l) Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
13. m) Başkanın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,
14. n) Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye'de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki iş birliği ve koordinasyonu temin etmek,
15. o) Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek,
16. p) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun 11. Maddesinde Belediyenin Üst Yöneticisinin Belediye Başkanı olduğunu belirtmiştir. Yine 11. Maddede Üst Yönetici olarak ta Belediye Başkanı kurumun kaynaklarının etkili ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımından, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden sorumludur denmektedir. Bu kanun maddesine istinaden, tüm birimlere ait satın alma işlemlerinin Özel kalem Müdürü aracılığıyla Belediye Başkanı bilgisine onayına sunulması.